Эффективное участие компании в выставках. Как определить цель? Как подготовиться и как оценить результат?
Давайте рассмотрим, как предприятию эффективно участвовать в выставках. В виде тезисов зафиксируем минимальный перечень, на который следует обратить внимание, участвуя в отраслевой выставке.
1. Самое главное определить цель. Цель участия в выставке. Некоторые говорят, что это очевидно. На самом деле это не так. Одни компании ставят целью привлечь клиентов вне зависимости от географии, другим нужны клиенты на определенных территориях. Иностранные компании могут искать всего одного дистрибьютора, но на всю Россию. Кому-то важно вывести новую категорию продукции на рынок и важно, чтобы все клиенты дали согласие на закупку и продвижение.
А некоторым компаниям не нужно ничего из перечисленного. Им важно выставить дорогой стенд и показать действующим партнерам, что у них все хорошо – работаем дальше. И так бывает. Сам слышал из первых уст.
Итак, цели у всех разные. Определите самую главную для вас и еще одну - две дополнительных.
2. Определите как вы будете измерять цель. Цель должна быть конкретной и единообразно измеримой. Если основная цель, новые клиенты, то что мы будем мерить? Как вариант, промежуточно меряем заполненные анкеты на выставке. А новых клиентов считаем уже после первой отгрузки.
3. Определите целевые показатели. Например, на выставке мы должны получить 374 анкеты. По итогам, подключить 90 новых компаний с минимальной отгрузкой от 100 тыс. руб.
4. Определите ответственного за выставку. Это его полная ответственность. И полномочия должны быть соответствующие. Это может быть и генеральный директор и собственник и руководитель отдела продаж. Обязательно обеспечьте единовластие. И ошибиться с кандидатурой, точно не в ваших интересах.
5. Определите как будете измерять итоги выставки, как подводить промежуточные итоги и окончательные. Важно измерения проводить непосредственно в процессе выставки. Прошел первый день – подбейте итоги. Какая экстраполяция выхода на план в конце выставки? Но надо помнить, что первые два дня в пятидневной выставке самые насыщенные, далее идет спад. Пятый практически нулевой. Фактически задача должна быть выполнена в первые четыре дня.
6. Определите команду. Кто в команде, за что каждый отвечает, какие конкретные задачи и цели у каждого участника. Например, сколько один менеджер должен в день заполнить анкет?
7. Подготовьте письменный перечень мероприятий по подготовке и участию в выставке. Максимально полный. С ответственными и сроками. Например, кто и когда должен купить авиабилеты, кто отвечает за завоз продукции на стенд, кто за стенд, кто обеспечивает кофе на стенде, кто где должен находиться на стенде и что делать и т.д.
8. Разработайте стратегию поведения на стенде. Подготовьте скрипты, определите какая должна быть манера поведения, какой дресс код, кого к кому подводим, как обедаем (вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда на время обеда некоторяе компании стенд просто оголяют), кто кому подчиняется и т.д.
9. Выработайте процедуру быстрого выявления соответствия посетителя стенда вашим целям. Например, вам нужны клиенты только в ЦФО, сразу уточняем, откуда посетитель и поняв, что с Дальнего Востока, отдаем секретарю на стойку, где она заполнит анкету. А в это время, менеджеры и руководитель плотно работают и максимально уделяют свое время клиентам из ЦФО. Это важно проработать, часто бывает, что менеджеры заняты общением с нецелевыми клиентами, а представители нужных потенциальных партнеров, не дождавшись внимания, покидают стенд и идут к конкурентам.
10. Обеспечьте единое информационное поле. Все участники выставки и сотрудники, оставшиеся в тылу, должны знать цели участия в выставке, стратегию и план достижения этой цели. Используйте общие собрания участников накануне выставки (3-4 собрания).
11. Проработайте удобство работы на стенде, предусмотрите все мелочи. Столы, стулья, наличие канцтоваров, достаточного количества анкет (анкеты рекомендую максимально упростить или использовать набирающие популярность терминалы электронной регистрации – главное чтобы можно было быстро и максимально удобно для посетителей и ваших сотрудников).
12. Включите в перечень мероприятий мониторинг конкурентов. Определите ответственного, поставьте задачу посетить стенды конкурентов, сфотографировать, обратить внимание на их активности, подметить "фишки". По итогу подготовить отчет с оценкой, выводами и предложениями, что можно взять на вооружение. Представить отчет после выставки руководству и отделу продаж. Руководителям также будет полезно пройти всю выставку и зафиксировать идеи для развития на будущее.
13. Не забудьте про офис. Оставшиеся в офисе сотрудники должны не только обеспечить текущую деятельность компании, но и обеспечить тыловую поддержку тем, кто на передовой. Они могут вбивать в базу или CRM собранные контакты за предыдущий день, чтобы по базе можно было работать со следующего рабочего дня после выставки, опередив тех, кто 2-3 дня, а то и неделю после выставки, будет только обрабатывать анкеты.
14. Также рекомендую заранее определить и обязательно провести послевыставочные мероприятия:
Итоги выставки, сразу после выставки: план-факт по основным целям (если есть статистика, сравнить результаты с предыдущими выставками). Что получилось, что нет. Выводы, что учесть в следующих выставках.
Проведите поощрения и оргвыводы по сотрудникам, на основе достигнутых результатов на выставке. Те, кто постарался и принес фирме нужный результат должны получить заслуженные награды. И наоборот.
Подведите окончательный экономический итог участия. Это может быть и через год, когда вы посчитаете, какую прибыль принесли за год клиенты, привлеченные на выставке.Понять экономический эффект достаточно просто, хотя не все это делают.
Все расходы, связанные с выставкой (максимально все: изготовление стенда, оплата участия, проезд, проживание, командировочные, полиграфия, дополнительные визитки, канцелярские товары и т.д.) отмечайте в управленческом учете соответствующей пометкой, например «Выставка 2019».
И клиентов, привлеченных с выставки, вводите со статусом «с выставки 2019». Если изначально предусмотрите нужные правила учета, то потом, в любой момент времени, сможете легко подсчитать затраты и дополнительную прибыль. Проанализировать экономический эффект.
А если цель имиджевая, понять во сколько вам обошелся имидж и оправданы ли эти расходы.
В любом случае, вы получаете нужную информацию для принятия управленческих решений.
Мы тезисно рассмотрели, как эффективно участвовать компании в выставке, от постановки целей до подведения итогов. Адаптируйте, дополняйте, применяйте. Повышайте эффективность своего бизнеса! Успехов вам!
Полезности:
Собственнику выйти из рутины и систематизировать бизнес!