Дистанционная стратегическая сессия, отличия от обычной, преимущества, недостатки, когда применять и как провести.
Развитие интернет технологий позволяет дистанционным стратегическим сессиям занять достойное место в уже наступившем мире будущего. На что же стоит обратить внимание при проведении стратегических сессий дистанционно?
Преимущества дистанционных сессий
Стратегические сессии онлайн сохраняют все преимущества оффлайн сессий и имеют ряд дополнительных.
1. Позволяют провести сессию для территориально удаленных сотрудников или работающих удаленно.
2. Сокращается время на организацию. Не требуется подготовка помещения, рабочего пространства, оборудования, организация приезда и размещение участников.
3. Затраты ниже. Отсутствуют расходы на аренду, логистику и проживание участников и модераторов.
Возникающие вопросы
Но возникает и целый ряд вопросов. Вот некоторые:
- Как помочь каждому видеть, что происходит, как будто все в одном помещении?
- Как удаленно вовлечь и обеспечить активное участие?
- Как удержать внимание на протяжении всей сессии?
- Как технологически организовать встречу?
- Какие правила модерации обычных сессий не сработают и их не стоит применять?
- Как модератору вести встречу, когда все участники разобщены и он не видит их одной группой?
- Как обеспечить анонимность?
- Как компенсировать отсутствие маркерных досок?
- Как обеспечить работу в мини группах?
- Какой должен быть сценарий, продолжительность сессии?
Важно понимать, что переезжая в онлайн, стратегическая сессия должна оставаться стратегической сессией, а не трансформироваться в формат вебинара или селекторного совещания. Мы должны мыслить также, как и в оффлайн. Основные методы, техники, сценарии сохраняются. Их только нужно адаптировать под изменившиеся условия. Это, как вы вносите коррекцию в сценарий обычной сессии, имея разные помещения, оборудование, расходные материалы. Если нет стикеров для голосования, то голосуем при помощи маркеров. Но сам процесс голосования оставляем прежний.
Соответственно, все основные требования, предъявляемые к обычной сессии по подготовке, сценарию, процессу вовлечения, проведения, завершения, сохраняются.
Мы остановимся на отличиях. На что стоит обратить внимание при проведении дистанционной стратегической сессии.
Подготовка к дистанционной сессии
Продумайте какую платформу будете использовать. Изучите ее возможности. По количеству участников. По созданию виртуальных комнат для работы в мини группах. По возможности демонстрации экрана, обмена сообщениями и файлами. По возможности голосования. По сложности использования, смогут ли все участники справиться с новым интерфейсом, потребуется ли установка программы на компьютер? Существует ли возможность участия со смартфона? Платформа в дистанционной онлайн сессии имеет большое значение. Поэтому имеет смысл уделить её выбору особое внимание.
Хороший эффект дает применение дополнительных сервисов для создания интерактива на сессии. Виртуальные стикерные доски. Интерактивные доски. Онлайн формы и таблицы. Коллективный майдмэппинг. Мультимедийное тестирование и проведение опросов. Такие сервисы позволяют удерживать вовлеченность, сохранять темп и задействовать одномоментно всех участников, как будто они находятся в одном помещении.
Протестируйте выбранные инструменты. Поставьте перед собой два компьютера, условно один модератора и один участника, и проверьте что будете видеть вы, а что участники.
Отдавайте предпочтение платформе, с которой модератор уверенно работает. У него не должны вызывать затруднений технические вопросы ведения встречи.
Заранее подготовьте файлы, которые будут выполнять роль маркерных досок. Например, вам нужно заполнить таблицу динамики процесса. Если на обычной сессии участники нарисовали бы таблицу на маркерной доске, то для дистанционной сессии подготовьте файл с готовой таблицей, которую останется только заполнить. Для одновременных правок можно использовать, к примеру, Google таблицы.Файл Word можно использовать, как вариант маркерной доски, на котором модератор сможет записывать информацию, которую нужно зафиксировать и сделать так, чтобы ее видели все участники. Как минимум это будут правила, повестка дня, парковочная доска. А также файлы для фиксирования списка действий и списка решений.
Если команда использует в работе единую онлайн программу, можно сразу фиксировать задачи в ней (конечно если все, включая модератора, являются уверенными пользователями). Это может быть CRM или доска Trello, или любой другой инструмент. Но есть риск, распределив все по задачам, утратить общее видение картины целиком у участников сессии. Плюс уйдет дополнительное время на технические действия по внесению. Поэтому принимать такой вариант нужно с осторожностью.
Учитывайте возраст участников, молодое поколение комфортнее чувствует себя в цифровой среде и наоборот.Уточните с каких устройств планируют подключаться участники. Если это мобильные, то с экранов сложно будет разобрать мелкие детали: таблицы, графики, тексты. С мобильных не получится работать одновременно с несколькими сервисами. Например, использовать и ZOOM и Google таблицы. Учитывайте эти ограничения заранее.
Помните про корпоративную политику в IT области, доступ к некоторым внешним сервисам вполне может быть заблокирован во внутрикорпоративной сети. Проработайте этот вопрос на этапе подготовки, чтобы не было "сюрприза" во время ее проведения.
Сценарий в дистанционной сессии зависит от возможностей выбранных сервисов. И наоборот. Если опыта нет, выберите сначала платформу. И с учетом ее функционала, разработайте сценарий. Продумайте, какие инструменты фасилитации будете применять. Учитывайте, что как правило, в дистанционной стратегической сессии времени на этап нужно больше, чем вживую. И не все фасилитационные методы технически реализуемы (например, мировое кафе в классическом варианте).
Минимизируйте время на теорию, 3-5 минут и сразу переходите на практическую работу.
Заранее решите как будете записывать вопросы, ответы, проводить голосование, работать со стикерными досками.
Какие материалы потребуются? Как вы их доведете до участников?
Что потребуется вам, помимо онлайн инструментов (как минимальный вариант карандаш, бумага, калькулятор, возможно список участников).
Следует помнить, что в дистанционной сессии отсутствует анонимность. Продумайте заранее, потребуется ли анонимная обратная связь. Например, в компаниях где сотрудники не решаются в открытую высказывать идеи отличные от идей руководства. В таком случае, решите, с помощью каких инструментов вы обеспечите анонимность. Как вариант, это анонимный опрос- голосование через отдельный сервис.
Как и в обычной сессии заранее разошлите уведомление о проведении сессии, включив в него цель, продукт, повестку дня и правила, а также необходимые раздаточные материалы. Укажите, какие документы понадобятся и как необходимо подготовиться. Приложите инструкцию по использованию онлайн платформы. Если ожидаются участники из разных часовых поясов, укажите эту информацию. Сбор назначайте за 15 минут до начала, чтобы все успели подключиться и уладить технические моменты.
Попросите пользоваться наушниками с микрофоном, это избавит всех от необходимости слушать бытовые шумы: хлопанье дверями, звуки животных, уличный шум. По возможности, принудительно выключайте микрофоны участникам, которые в данный момент не участвуют в дискуссии.
Одно из самых важных отличий онлайн формата, это продолжительность сессии. Ограничьте повестку двумя, максимум тремя часами. При небольшом опыте, два часа - это максимум. Дольше удержать внимание всей группы в формате онлайн крайне сложно. В случае необходимости лучше разбейте сессию на несколько.
При таком сокращении продолжительности сессии, на порядок возрастает роль подготовительной работы группы. Если нужно дать теорию, дайте ее до начала сессии. Проведите предварительный мозговой штурм, опрос, голосование, соберите идеи и обобщите их. Приобщите полученные данные к приглашению на сессию.
Подготовьте для себя список участников с указанием имен и местонахождения. При необходимости, заранее подготовьте виртуальные комнаты и распределите участников по мини группам.
Начало дистанционной сессии
Выделите на настройку компьютера и подготовку к встрече около 15 минут. При необходимости проинструктируйте как использовать технологические средства.
В начале встречи проведите перекличку: попросите каждого участника назвать имя и где он находится.
Допускайте вариант, что не все смогут по разным причинам, подключиться к сессии. Согласуйте и держите под рукой список участников, которые гарантировано должны присутствовать, без кого начинать нельзя.
Дополните правила сессии характерными для онлайн формата:
- Всегда называть себя прежде чем начать говорить;
- Называть себя присоединяясь к встрече и сообщать группе если требуется покинуть встречу до завершения;
- Без необходимости не держать включенным свой микрофон;
- Не отвлекаться на свои дела, электронную почту, на бытовые вопросы.
Проведение стратегической сессии дистанционно
Во время дистанционной стратегической сессии работают те же методы поддержания внимания и сбора информации, что и на живых мероприятиях. Но становится существенно сложнее поддерживать заинтересованность и вовлеченность.
Вот некоторые инструменты, которые позволят в онлайн стратсессии удержать внимание и вовлеченность всей группы:
- Фиксируйте устные решения письменно и транслируйте картинку на экраны всех участников. Когда информация видима – люди более заинтересованы и меньше общаются на посторонние темы. Минимизируется недопонимание из за того, что кто-то что-то не расслышал, а если фасилитатор неправильно понял чью то мысль, такую ошибку легко заметить и исправить.Виртуальные встречи проходят более продуктивно, когда участники видят на своих экранах, как по мере их продвижения постепенно создается результат.
- Каждые 10-15 минут организовывайте значимую для хода встречи интерактивную деятельность, затрагивающую всех. Наверняка вы сталкивались с этой технологией удержания внимания аудитории. Она активно применяется на вебинарах, когда ведущий периодически просит написать в чат какую-либо информацию, поставить оценку, плюсики (++++) или ответить на вопрос.
- Хорошо работают круговые обсуждения по аналогии с толтекским кругом, только в экспресс режиме. Начинайте каждый раз с нового участника, но всегда в одном направлении, чтобы у каждого было понимание, когда примерно ему выступать.
- Блиц опрос. Даете участникам 10-15 секунд, чтобы ответить одним словом на поставленный вопрос. Ответы можно напечатать в чат. Или разместить стикерами на онлайн доске.
- Используйте опросы. Опросы можно подготовить в специализированном онлайн сервисе заранее. И в нужный момент скинуть участникам в чат ссылку для онлайн голосования, параллельно транслируя результаты через свой экран.
- Применяйте инструмент «доска онлайн». Дайте доступ по ссылке к подготовленной доске, чтобы участники размещали ответы и идеи одновременно. Или работайте совместно над интеллект картой.
- Используйте работу в малых группах. Выберите программу со стабильно работающим функционалом распределения участников по виртуальным комнатам. Убедитесь, что она не подведет во время сессии.
- Чаще делайте обобщения, напоминайте о предмете разговора.
В конце встречи повторите все вопросы повестки, принятые решения, намеченные действия, сроки, ответственные.Сразу после встречи, оформите кратко результаты и разошлите всем участникам.
Надеюсь информация поможет эффективнее дистанционно проводить стратегические сессии.
Многое из перечисленного, можно взять на вооружение и для других форматов групповой работы, проводимых дистанционно: совещаний, мозговых штрумах, корпоративном онлайн обучении и других.
Желаю успехов в развитии вашей организации!
Полезные ссылки:
Заказать стратегическую сессию онлайн
Заказать стратегическую сессию оффлайн
Как провести стратегическую сессию? Подготовка, этапы
Сценарий стратегической сессии
Выйти из рутины. Систематизировать бизнес