Главный бухгалтер объявил, что увольняется. Что делать в этой ситуации собственнику (директору)? Какие шаги предпринять? Что предусмотреть?
Речь не о формальностях, типа какие приказы подписать и какие уведомления направить в налоговую и другие органы. Речь о том, как собственнику провести смену главного бухгалтера максимально безопасно для бизнеса, без негативного влияния на бизнес-процессы. Что предусмотреть, пока действующий главный бухгалтер еще не уволился. Учитывая, что срок отработки главбуха не безграничен, действовать нужно сразу и быстро.
На базе многолетнего опыта, предлагаю в помощь чек-лист возможных действий собственника (директора) бизнеса в такой ситуации, который, надеюсь, поможет систематизировать действия при смене главного бухгалтера в вашем бизнесе. Перечень достаточно широкий - адаптируйте его под свой бизнес и составьте индивидуальный план действий по замене главного бухгалтера.
Как найти нового главного бухгалтера
Главная задача при увольнении главного бухгалтера - это найти ему качественную замену. Поэтому сразу, без промедления, бросить все силы на поиск нового главного бухгалтера. Не абы кого, а кандидата, который сможет не только подхватить текущую работу, но и привнести положительные изменения. Для начала, договориться с увольняющимся главным бухгалтером о максимальном сроке отработки и передачи дел, до момента выхода нового сотрудника.
Поиск нового главного бухгалтера:
- по рекомендациям ("закинуть удочки" через знакомых, надежных сотрудников и т.д.). Подумать о том, чтобы переманить зарекомендовавшего себя сотрудника из другой организации. Подойти максимально творчески, провести мозговой штурм, где и как быстро найти качественного главного бухгалтера. Постараться задействовать максимальное количество людей и каналов;
- поиск через объявление на сайтах поиска работы (HH.ru, Superjob.ru, Rabota.ru, Авито). Максимально грамотно составить описание вакансии, на основе анализа опубликованных вакансий и требований к должности. Для этого составить ключевой функционал должности при помощи текущего главного бухгалтера и определить какой результат долен главбух обеспечить вашему бизнесу;
- поиск по опубликованным резюме на сайтах поиска работы (HH.ru, Superjob.ru, Rabota.ru, Авито). Плюс от предыдущего пункта в том, что кандидаты, опубликовавшие свои резюме в открытом доступе ищут работу прямо сейчас, а значит смогут приступить к работе оперативно. Но важно правильно организовать отбор.
Как выбрать кандидата
Как провести отбор из кандидатов на должность главного бухгалтера:
- важно составить перечень того, что должен делать главный бухгалтер, какой требуется ему опыт (при помощи текущего главбуха);
- обязательно проверить наличие требуемого опыта (на базе перечня из пункта выше): в резюме, в предварительном общении, в детальном интервью;
- "погонять" кандидата на предмет опыта/знаний текущему главбуху (если с сотрудником сохраняются хорошие отношения при увольнении). Но у него может возникнуть некоторая ревность и желание принизить опыт кандидата. Лучше привлечь знакомого сильного независимого главбуха или привлечь аудиторов - здесь важно, чтобы они дали свое заключение как профи в этом вопросе;
- обязательно, по финальным кандидатам получить отзыв от собственника/директора с предыдущих мест работы (поискать еще обратную связь от кого-либо, кто-то работал вместе и т.п.);
- обратить внимание на количество мест работы и периоды работы на одной должности (в одной организации). Работа на одном месте менее трех лет для главного бухгалтера меня сильно настораживает;
- обязательно выяснить мотивацию кандидата. Важно, чтобы было желание работать за предлагаемые деньги и при этом достаточный опыт;
- возраст. Возможно более возрастной кандидат будет менее склонен менять места работы, и проработает у вас дольше. Но обратить внимание на достаточность у него энергии. Хотя, если в бухгалтерии порядок, нужно просто подхватить и поддерживать, для этого достаточно опыта и излишняя энергия не требуется. Даже наоборот, зрелость и опыт дадут больше эффекта;
- постараться выяснить ценности кандидата - ЭТО ОДИН ИЗ КЛЮЧЕВЫХ ПУНКТОВ (важны такие качества как ответственность, честность, порядочность, внимание к деталям, умение ладить с людьми). Еще важно, чтобы ценности претендента на должность главного бухгалтера были близки ценностям собственника (директора), в этом случае сработаться и найти общий язык будет существенно проще.
Передача дел новому главному бухгалтеру
Как организовать передачу дел от увольняющегося главного бухгалтера:
- провести независимый аудит. И по результатам аудита, до ухода (!) главбуха, устранить недочеты или точно понимать, что они несущественны. Ключевое определить, что нет серьезных нарушений, первичка в наличии, отчётность вся сдана и составлена верно, учет, учетная политика - всё налажено;
- директору (собственнику) съездить к налоговому инспектору в ИФНС и спросить, есть ли какие-нибудь вопросы (претензии) к сдаче отчетности, все ли сдано в срок и правильно и т.п. Объяснить, что меняется главный бухгалтер, чтобы не было подозрительности и лишних подозрений;
- провести инвентаризацию всех доступов и прав в программы учета: 1с, кабинет налоговой, банк-клиент, эцп, право подписи, доля в юр.лицах (которую иногда оформляют на наемного сотрудника, а с годами забывают об этом) и т.п.
- сменить полностью в день увольнения все пароли, логины, доступы в соответствии с проведенной инвентаризацией доступов;
- провести инвентаризацию наличия на руках носителей информации, печатей, ключей эцп, флешек с доступом в банк-клиент и т.д.
- принять при приеме-передаче дел по описи, все носители информации, печати, флешки (определенные по результатам проведенной инвентаризации);
- все документы принять по описи приема-передачи. Идеально чтобы принимал уже новый главный бухгалтер. Можно дополнительно привлечь внешних аудиторов, чтобы все проверили;
- проверить расходные операции за последние два года (по ситуации - возможно за другой период), посмотреть на разовые крупные и регулярные подозрительные транзакции;
- провести инвентаризацию складских остатков, с остановкой текущих операций. Чтобы остатки товаров в программу учета, в инвентаризационную ведомость вносило независимое лицо (новый главный бухгалтер, аудиторы, директор) - но не уходящий главбух! Правильно физический подсчет проводить на пустографке, а потом вносить в программу полученные цифры;
- добавить дополнительные пункты. Попросить у аудиторов - у них есть профессиональные наработки. И добавить опыт нового главного бухгалтера;
- проанализировать, где еще был задействован главный бухгалтер, какие даны ему полномочия (зависит от "внутренней кухни"). Поговорить со своими бухгалтерами, выяснить, что, по их мнению, еще нужно проверить. Сказать, что главбух уходит, какие пункты нужно проверить/передать, на что обратить внимание, чтобы потом, когда он будет уволен, к вам вопросов не было. Спрашивать наедине. Понимая, что начальник увольняется, возможно "всплывет" что-то, что не лежит на поверхности.
Мотивация и ценности кандидата при отборе - один из ключевых моментов. Финанльно собеседовать приемлемых кандидатов обязательно нужно собственникам. И получить обратную связь с предыдущих мест работы. Компетенции, как правило, у опытных главбухов достаточные. Если чего и не знают, быстро этот пробел в знаниях восполняют. Сейчас любая информация доступна, было бы желание.
Полезные ссылки:
- систематизация бизнеса;
- развитие b2b продаж;
- разработка организационной структуры.