Систематизация малого бизнеса — актуальнейшая тема для многих предпринимателей, в первую очередь владельцев микро и малого бизнеса, с количеством сотрудников от десяти и выше. Уже пройден этап стартапа. Есть сотрудники, стабилизировалась выручка, появляются первые руководители. Казалось бы, собственнику должно становиться легче, ручное управление должно уходить в прошлое, должна появляться какая-то система, но этого не происходит.
Ответственных не найти, в управлении бардак, бизнес-процессы буксуют. Без собственника не решается ни один мало-мальски важный вопрос, да и в неважных вопросах без собственника не обойтись. Например, какие канцтовары закупить, какой кулер в офис поставить, клиента с отгрузкой на сумму 3 тыс. руб. отгружать или нет? Ведь он в прошлом месяце на один день нам платёж просрочил? И это при том, что в бизнесе уже многомиллионные обороты!
Все эти вопросы летят к собственнику. Призывы к сотрудникам быть более активными, инициативными, брать ответственность на себя не работают. Начинания и нововведения буксуют. Все похоже на День сурка. Изо дня в день повторяется одно и то же. Собственник в максимальном перегрузе. Через год-два идёт полное выгорание. Уже бизнесом своим заниматься не хочется. Это реальная ситуация во многих бизнесах. Возможно хоть частично, но вы узнали в описании себя и свой бизнес.
Что это значит? Это означает, что бизнес со стадии стартапа, стадии, которую я называю "Бери больше, кидай дальше", где нужно тестировать, пробовать новое, хвататься за всё, вышел на стадию первой зрелости. Старые методы управления со стадии стартапа, где ручное управление прекрасно работало, перестают работать. Уже абсолютно очевидно, что нужно наводить порядок в управлении, нужна систематизация! Но как это сделать? Если в команде ни у кого, включая владельца бизнеса, такого опыта за плечами нет? Получается, что бизнес застревает, как в болоте. Этот момент часто называют "потолком развития", который необходимо пробить.
В мире интернета информации о том, как построить систему в бизнесе, огромное количество. С массой деталей, в которых легко можно информационно утонуть. Но вот полной ясности, комплексного видения проблемы, когда видишь весь лес за деревьями, не возникает.
По факту, всё, что нужно базисно понимать про систематизацию бизнеса, лежит прямо на поверхности. Это очень просто, но на практике сплошь и рядом сталкиваешься с тем, что это не применяется. Собственники, погрязая в мелочах, не видят всю картину целиком, отсюда и все сложности. Если эту информацию усвоить, понять, то дальнейших проблем с системным развитием бизнеса уже не будет. Да, не будет хватать компетенций и экспертности в отдельных областях и применяемых инструментах управления, которые необходимы для систематизации. Но понимание того, что делать, в какой последовательности, на какой стадии, как проходить этот путь, оно точно будет!
А привлечь недостающую экспертизу — это дело техники. Можно самостоятельно понабивать шишки. Важно, что шишки набиваются именно в том инструменте, который нужен здесь и сейчас! Либо нанять сотрудника с нужными компетенциями, который знает и умеет это делать, но этот вариант скорее уже для более подросших бизнесов, которые могут позволить себе отдельного сотрудника без ущерба для своего бюджета расходов. Или привлечь эксперта-консультанта, который знает и умеет это делать и проведет за руку на пути систематизации. Привнесёт недостающие, но нужные компетенции, экспертизу, опыт. Вы точно будете знать, какой инструмент, какую экспертизу привлекать. Не будете хвататься за всё подряд, о чем где-то когда-то от кого-то услышали, и пробуя хаотично разные варианты все равно не получать положительного результата. Такая ситуация напоминает белку в колесе, которая бежит всё быстрее, быстрее и быстрее. Колесо вращается быстрее, быстрее и быстрее. А белка на остается одном месте.
Систематизация - важно максимально упростить
Вот здесь, на старте создания системы в бизнесе, важно всё максимально упростить, разложить в голове по полочкам, чтобы появилась полная ясность, как дальше управлять своим бизнесом. Какая архитектура управления нужна на данном этапе развития. Если нужна помощь эксперта в систематизации бизнеса, оставьте заявку на странице "Систематизация бизнеса". Индивидуально, с учетом всех особенностей вашего бизнеса, поможем навести порядок, выйти из операционки и масштабировать бизнес.
Если мы говорим о систематизации бизнеса, то другими словами, это означает, что нам нужно выстроить новую систему управления бизнесом. Бизнесом, перешедшим на новую стадию развития, когда ручное управление просто перестало работать и не даёт возможности масштабировать бизнес. Зафиксировали. Отлично! Пойдем, что называется, от печки.
Управление - это...
Вспомним определение управления.
Управление — это планирование, организация, мотивация, контроль для достижения целей организации. Ключевой момент — для чего все это? Для того, чтобы достичь цели организации.
Цели
Цели — это база, основа, самое ключевое!!! Спросите себя сейчас, есть ли у вас цели на этот год по выручке, по чистой прибыли? А еще какие цели есть? По загрузке производства, открытию новых магазинов или филиалов, по маржинальности? На практике сталкиваюсь с тем, что зачастую целей нет. Они выглядят примерно так: хочу развития, хочу масштабирования, хочу расти, увеличить продажи. Это все понятно. Но как только вопрос ставится об оцифровке этих целей, их по факту нет! И, конечно, я говорю о стратегических целях на год, два и выше. Априори, управления просто нет. Так как весь процесс управления настроен на то, чтобы достигать поставленные цели организации.
Поэтому процесс систематизации всегда начинайте с постановки целей, оцифрованных, четких показателей: показатель, цифра, срок. А еще, неплохо сразу ответить на вопрос: "Как мы поймем, что цель достигнута?"
Надо понимать, что поставить в бизнесе цели может только собственник. Этот функционал исключительно функционал собственника. Рассчитывать на то, что это сделает за собственника команда или кто-то из топов, не приходится. Этого не произойдет, даже если вы подобрали в команду суперпрофессионалов. Это всегда задача собственника. Только собственник может определить, какие цели и в какие сроки он ставит перед своим бизнесом.
Планирование
Цель поставлена, переходим к следующему этапу. Из определения — это планирование. Планирование — это не что иное, как разработка стратегии, ответ на вопрос: "Как мы достигнем поставленные цели?" Или: "Каким образом организуем имеющиеся ресурсы и какие ресурсы возможно нам еще требуются?" На этом этапе задача собственника организовать процесс разработки стратегии и утвердить ее. Он может участвовать в её разработке, но может не участвовать в разработке. Но в любом случае собственник утверждает стратегию. В малом бизнесе, как правило, собственник участвует сам в разработке, так как он находился у истоков бизнеса, продолжает оставаться директором и имеет максимальный опыт, экспертизу, знания в этом бизнесе.
Идеально, для разработки стратегии привлечь команду. Это важно по двум причинам:
Во-первых, вы усилите качество разрабатываемой стратегии за счет того, что привнесете в разработку, в поиск решений, дополнительный опыт, экспертизу, в том числе опыт ваших сотрудников за пределами вашей организации, который они накопили за свою трудовую деятельность. То есть качество стратегии повысится. Вы можете вместе с командой найти какие-то прорывные решения, которые не очевидны для вас. Заказать разработку стратегии: Стратегия развития.
Во-вторых, вы обеспечите вовлеченность команды, готовность сотрудников реализовывать разработанную стратегию. Если численность компании уже превышает 30 человек, то максимально эффективным инструментом разработки стратегии будет двухдневная очная стратегическая сессия. Посмотреть кейсы, дополнительную информацию и заказать проведение стратсессии можно на странице Стратегическая сессия.
При территориально распределенной команде, можно провести онлайн-стратегическую сессию. Текущий уровень коммуникаций позволяет это сделать вполне эффективно. Заказать онлайн-стратсессию можно здесь: Стратегическая онлайн-сессия.
Организация
Следующий этап определения — организация. Организация - это не что иное, как функционально-организационная структура: кто за что отвечает, кто кому подчиняется. Но не прорисовка текущего положения дел, текущей иерархии, которая сложилась эволюционно, а создание организационной структуры, которая необходима для реализации разработанной стратегии, для достижения поставленных целей. А это не то же самое, что та оргструктура, которая есть сейчас. Оргструктуру необходимо разработать и необходимо ее внедрить. Но сделать это можно только при наличии стратегии развития, так как оргструктура является инструментом реализации стратегии.
Например, вы получали клиентов со всех каналов привлечения, с которых только можно. Ваши менеджеры продаж были универсалами. При разработке стратегии, при проведении анализа вы обнаружили, что львиную долю продаж (80% вашей выручки и прибыли) дают тендеры. И в стратегии вы зафиксировали и утвердили, что этот канал привлечения для вас будет приоритетным. Логично же, чтобы в структуре у вас появился менеджер именно по тендерам, потому что очевидно, что существует специфика при работе с тендерами. Это не то же самое, что продавать физическим лицам и даже не то же самое, что продавать по прямым контрактам юридическим лицам. То есть существуют определенная экспертиза в части работы с тендерами. Логично, что, если 80% ваших выручки и прибыли зависят от этого канала привлечения, нужно чтобы у вас в штате был человек, который максимально профессионально этим каналом занимается и достигает нужных результатов. Поэтому в организационной структуре появляются изменения.
Но важно не только разработать оргструктуру, но и внедрить, поддерживать ее в актуальном состоянии. Организационная структура - это не картинка на стене или в файле, это процесс. Заказать профессиональную помощь в разработке организационной структуры организации можно здесь: Заказать оргструктуру.
Мотивация
Следующий этап определения — мотивация. Без готовности команды реализовывать разработанную стратегию, цели достичь не получится. Достижение целей всегда состоит из двух составляющих:
Во-первых — это наличие сильного реалистичного плана, то есть стратегии;
Во-вторых — готовность команды его реализовывать. Если команда не готова реализовывать разработанный план, вы мало чего сможете достичь. Более того, команда не просто может не реализовывать план. Она может саботировать его выполнение! Либо действовать, исходя из своего понимания. Может получиться, что с целями сотрудники в целом согласны, но как двигаться к этим целям, у каждого своя картинка в голове. Руководитель на своём участке говорит: "Рассказывайте мне, как мне действовать! Я тут больше понимаю! И буду делать вот так!!!"
Если действия команды не синхронизированы в русле разработанной стратегии, успеха можно точно не ждать. Поэтому мотивация — это как раз готовность команды достигать те цели, которые поставлены.
Материальная и нематериальная мотивация
Мотивация делится на материальную и нематериальную, которая часто остаётся за скобками внимания собственника. Весь акцент зачастую на материальную мотивацию: конкурентоспособный оклад, материальные поощрения, премии, KPI. KPI имеют большое значение и прекрасно иллюстрируют те этапы схемы управления, которые мы сейчас разбираем. Эффективный KPI можно внедрить только при наличии стратегических целей, разработанной стратегии и функциональной организационной структуры. Иначе KPI работать не будут! Если требуется помощь в разработке KPI, заказать индивидуальное внедрение можно здесь: Внедрение системы KPI.
Нематериальная мотивация — это о том, чтобы у сотрудников "глаза горели". Собственники часто говорят: "Хочу, чтобы у сотрудников "глаза горели." Чтобы мы были единой монолитной профессиональной командой!" Эту задачу материальная мотивация не решает. Её решает нематериальная мотивация, как известно подвиги за деньги не совершаются! Здесь в основе лежат миссия и ценности организации, которые необходимо формализовать, прорастить, интегрировать во все бизнес-процессы и поддерживать. Тогда вы точно в своём бизнесе увидите маленькие и большие трудовые подвиги! Ознакомиться с дополнительной информацией и кейсами, а также заказать внедрение миссии и ценностей можно на странице: Миссия и ценности организации.
Контроль
Следующий этап — это контроль. Контроль — это не что иное, как стратегический цикл управления организацией. Другими словами, это промежуточный контроль реализации стратегии в режиме план-факт. Как это работает на практике? Годовую цель декомпозируем на ближайший месяц. Реализуем. По итогам месяца анализируем, подводим итоги в режиме план-факт: что планировали и что получилось. Как это закрепить и усилить? Что планировали и что не получилось? Как исправить, скорректировать стратегию, чтобы всё равно достичь нужные цели? Зафиксировали результат. Далее процесс зацикливается Детализация на следующий месяц, выполнение и так по кругу. Цикл повторяется. И так 12 раз в году. Естественно, не забываем про внедрение промежуточных план-фактных совещаний, планерок, отчётных собраний.
Конечно, всем очевидно, что ни один из вышеперечисленных пунктов без наличия живых цифр, реальных данных работать не будет. Поэтому, нам для систематизации, априори необходим управленческий учёт, финансовый анализ, бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов.
Как создать систему в бизнесе
Резюмируем. Чтобы систематизировать бизнес, выйти из операционки и системно управлять своим бизнесом, берём классическое определение управления, распечатываем, кладём на свой рабочий стол и используем как дорожную карту для систематизации, для наведения порядка, для построения системы в своём бизнесе.
Первое — прописываем цели от одного года и выше (как минимум, выручку и чистую прибыль).
Второе — планирование, разрабатываем и утверждаем стратегию (желательно привлечь команду).
Третье — организация, разрабатываем и утверждаем функциональную организационную структуру как момент реализации стратегии.
Четвёртое — мотивация, создаём комплексную систему мотивации (и поддерживаем её): не материальная мотивация, где в основе лежат миссия и ценности, и материальная мотивация, где важным элементом является система премирования по KPI.
Пятое — контроль, внедряем стратегический цикл управления бизнесом, управленческий учёт, финансовый анализ, систему план-фактных совещаний.
Готово! У нас есть скелет для систематизации и масштабирования бизнеса!
В процессе систематизации потребуются знания, опыт, компетенции по внедрению новых инструментов управления. Они так или иначе появятся. Как говорится, путь преодолевает идущий. Главное — это то, что есть полная ясность в вопросах, что делать и в какой последовательности.
Это работает всегда и в любом бизнесе! Неспроста мы разобрали вопрос систематизации бизнеса на классическом определении управления: управление — это планирование, организация, мотивация, контроль. И ключевое - всё это нужно для достижения целей организации. Чтобы создать систему в бизнесе , нужно действовать комплексно и последовательно.
Если вы хотите избежать самостоятельного набивания шишек на пути построения системы в своем бизнесе, готовы привлечь эксперта для того, чтобы быстро внедрить новые элементы управления в ваш бизнес и сразу начать двигаться к тем целям, которые вы ставите перед собой (масштабирование, увеличение прибыли, рост выручки, выход собственника из рутины), то оставьте заявку на странице: СИСТЕМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА.
Перезвоним, проанализируем вашу ситуацию и индивидуально поможем построить систему в бизнесе!
Смотреть в видеоформате: