Как систематизировать бизнес? В какой последовательности действовать? По своему опыту, пришел к выводу, что выстраивать новую систему, в каждом бизнесе нужно индивидуально. В зависимости от ситуации, последовательность всегда разная. В одном случае эффективно начинать с одного, в другом - с другого. Классическая схема следующая.
Классическая последовательность систематизации
Начинаем с миссии и ценностей - это основа. Далее, в рамках миссии, формируем видение и трехлетние и (или) годовые цели. Потом разрабатываем стратегию. Далее, план ее реализации с поквартальной разбивкой. Детальный план на ближайший месяц с задачами и ответственными. Под стратегию формируем оргструктуру и функционал. Потом KPI и так далее.
И хотя схема вроде самая правильная, жизнь всегда вносит свои коррективы на "по книжному" правильные вещи. Ведь если вы в цейтноте, напрямую руководите 20 сотрудниками. Если нет реальных цифр и статистик, то о какой миссии, какой стратегии говорить? Даже цель на следующий год нельзя выставить по чистой прибыли, просто потому, что чистая прибыль не считается! Если нет элементарных цифр, статистика не ведётся, то эффективно управлять в таких условиях совершенно невозможно. Как известно, мы не управляем тем, что не измеряем!
Какая последовательность в жизни
Поэтому, зачастую начинать надо с более прикладных вещей и они будут более эффективными. Но ключевой момент при систематизации – действовать комплексно и последовательно. Ввели статистику, разработали стратегию. Это уже даст рывок в развитии. Например удвоит или утроит прибыль. Можно решить, что пока хватить, развитие пошло и его не остановить. Это не так!
Ведь, когда заходит речь о необходимости систематизации бизнеса, предполагается, что компания несистемная. В компании бардак, она держится исключительно на ручном управлении. То есть система отсутствует.
Моя мысль вот какая. Даже в этом случае, система всё равно есть. У вас же каждый день не происходит что-то новое на работе. То есть, сегодня вы так работаете. Завтра по-другому. Послезавтра по третьему. Сегодня вы зашиваетесь в операционке, допоздна сидите на месте и разруливаете навалившиеся проблемы. А завтра вдруг, вы вообще не участвуете в управлении, выключили телефон, почту и группу в мессенджере не читаете, занимаетесь личными делами. Третий день не похож на второй и так далее. Нет же! По факту каждый последующий день похож на предыдущий. Каждый день - День сурка.
Значит, в принципе, можно говорить о том, что у вас именно такая система и есть. Это как с корпоративной культурой. Занимаетесь вы ей, не занимаетесь, выстраиваете или пустили вопрос на самотек, она всё равно в компании есть. Другой вопрос, хорошая или плохая. Но она всё равно уже сформирована внутри организации.
То есть система есть. Другой вопрос, что эта конструкция очень шаткая. Убери одно звено. Вас или другую ключевую фигуру из компании. Или, не дай Бог, сразу несколько человек вдруг покинут фирму и всё начинает рушиться как карточный домик. Но система так и построена, в виде карточного домика. Она была целесообразна на стадии становления бизнеса. Главная задача была - бери больше, кидай дальше. Но она явно себя изжила.
Но как на месте карточного домика построить многоэтажное добротное здание растущего бизнеса? Если у вас вместо фундамента стяжка, а стены из гипсокартона, который размокает под дождем, то не имеет смысла в этом доме начинать менять стены на кирпичные. Они начнут заваливаться. Пытаться масштабировать бизнес, надстраивая второй и третий этаж опасно. Плиты перекрытия просто разрушат всю конструкцию.
Стройте новую систему
Поэтому нужно строить новую систему. Крепкий фундамент, рассчитанный на масштабирование, на постройку новых этажей, когда бизнес подрастет. Крепкие стены, перекрытия. Бакминстер Фуллер заметил: “Нельзя ничего изменить, сражаясь с существующей реальностью. Чтобы что-то изменить, создайте новую модель, которая сделает существующую безнадежно устаревшей”.
Когда впервые услышал эту фразу, то у меня в голове сразу возникла ассоциация с систематизацией бизнеса. Точнее не скажешь! Чтобы сделать бизнес системным, нужно создать новую систему, отвечающую новой стадии развития бизнеса. Которая сделает старую систему, с ручным управлением, безнадежно устаревшей.Хорошо. А как это реализовать?
Как построить новую систему
По своему опыту убежден, что варианта для успешной комплексной систематизации всего два.
Первый вариант систематизации. Нанять исполнительного директора, с опытом систематизации бизнеса. Не директора, который руководил крупной системной компанией, а директора с опытом реализации программы систематизации. Почему?
Потому что работать в рамках выстроенной системы совсем не то же самое, что самому выстроить эту систему. Такой сотрудник, знает, как должно быть. И расскажет вам как должно быть очень подробно. Но это вовсе не значит, что он вам так и сделает! Уже не один собственник на этом обжигался. Почему так? Представьте автомобиль. Мы все знаем, как он устроен, где двигатель, колеса, какая у него система управления. Мы даже можем им управлять, заправлять, знаем, когда проводить техобслуживание. Но это не значит, что мы можем построить автомобиль.
А нужен как раз человек, который будет строить автомобиль, кто будет создавать систему. Тот, кто систему уже создавал с нуля.
Как определить, есть ли такой опыт? Спросите на собеседовании, как кандидат это делал в другой компании. Какая была ситуация до (она кстати должна напомнить вашу), какой был разработан план, как он был реализован. Что сработало, а что нет. Где возникли непредвиденные проблемы. Ни один план, никогда не срабатывает, как было задумано. И как он справился с этими вызовами. Сколько времени ушло? Как правило, систематизация занимает, при хорошем темпе, от полугода до двух лет. Если кандидат имеет опыт систематизации, он вам на эти вопросы ответит во всех подробностях. Сделает это увлеченно, с "горящими" глазами! Потому что такой опыт вдохновляет. И рассказывать о нем можно часами.
Второй вариант систематизации. Нанять внешнего консультанта. Но уже с двойным опытом. Опытом систематизации внутри бизнеса, в роли собственника или исполнительного директора. И опытом реализации проектов систематизации в качестве консультанта.
Ведь вы, начиная систематизацию, входите в незнакомую местность. Иначе бы этот вопрос сейчас не стоял на повестке дня. А что делают путники в таком случае. Нанимают опытных проводников, которые не раз уже прошли этот путь. Не просто знают, как пройти этот путь, а уже сами не раз его проходили.
Для тех, кто выбирает второй вариант, на базе своего 25-летнего управленческого опыта, я создал программу для собственников по систематизации бизнеса. Если хотите навести порядок в бизнесе, переходите на страницу услуги и напишите мне.
Надеюсь был полезен, желаю успехов в развитии бизнеса!
Полезные ссылки: