Устали от бардака в управлении бизнесом? Сотрудники не понимают, кто за что отвечает? Процессы идут медленно, а вы постоянно тушите пожары? Стоп хаосу! Как перестать быть заложником бардака в бизнесе?
Мощная техника для наведения порядка в бизнесе и зонах ответственности сотрудников.
Многие бизнесы, организации, сталкиваются с проблемами, связанными с распределением зон ответственности между сотрудниками. Наверное, не ошибусь, если скажу, что сотрудники с достаточно большим опытом, не новички, наверняка вспомнят одно из своих мест работы, а может быть, и несколько, где в управлении творилась полная неразбериха. Обычно в разговорах между собой так и говорят: "Бардак полный!"
Что это за проблемы? Непонятно, расплывчато определены, а порой совсем не определены зоны ответственности отделов, руководителей и линейных сотрудников. Это самая главная проблема. Кто за что отвечает, неясно многим сотрудникам в организации, а порой даже всем.
По некоторым вопросам, важным, нужным, вообще ответственных не найти. Непонятно, кто за них отвечает!
Отсюда в организациях отсутствуют горизонтальные связи. Если у меня возникла проблема, я просто не понимаю, к кому с ней обратиться. Приходится напрямую обращаться к собственнику, к директору, и только он может сказать, кто за это отвечает, или назначить ответственного, потому что ответственный до этого не был назначен.
Часто, в таких ситуациях, можно услышать от вышестоящего руководства, от директора, от собственника следующую фразу: "Ты что, разве не понимаешь, что ты за это должен отвечать?" Для собственника очевидно, что сотрудник за это должен отвечать, но для сотрудника вообще не очевидно.Как быть в этой ситуации?
Как навести порядок, распределить зоны ответственности, передать ответственность конкретную, с очерченной зоной ответственности передать конкретным сотрудникам? Как сделать так, чтобы другие сотрудники знали, кто за что отвечает? И если возникает какой-то вопрос, какая-то задача, проблема, то не возникнет необходимости напрямую обращаться к директору, чтобы он просто-напросто сказал, к кому нужно обратиться по этому вопросу.
Инструмент для наведения порядка в бизнесе
В статье расскажу об очень простом, а самое главное, реально работающем, эффективном инструменте по наведению порядка в своей организации. Неважно, это малый бизнес или более крупная организация.
Этот инструмент позволит быстро, фактически за один день проанализировать ситуацию с распределением зон ответственности, подсветить, понять первопричины и наметить план действий для того, чтобы навести порядок.В этом его основной плюс.
Он быстрый, простой, эффективный, реально дающий конкретный результат без всяких излишних витиеватых, красивых выводов касательно организационной структуры и доступный каждой организации. Особенно это актуально, так как все вопросы, связанные с организационной структурой, с её изменением, внедрением, да даже просто с анализом, эти вопросы занимают обычно достаточно большое количество времени. Месяцами порой просто анализируется, описывается функционал.
Здесь вы получаете результат уже за один день.
Как навести порядок в своем бизнесе
Прежде чем перейти непосредственно к этой технике, нужно определить, как вообще навести базовый порядок в зонах ответственности в своей организации. Что для этого нужно?
Для этого нужно:
1. Определить зоны ответственности каждого сотрудника, каждого руководителя, всех сотрудников своей организации.
2. Информацию синхронизировать в головах сотрудников. То есть картинка в головах по своей зоне ответственности и зонам ответственности других сотрудников должна у всех быть единой. И в первую очередь она должна совпадать у собственника, гендиректора и руководителей первого уровня подчинения. Они должны одинаково понимать, кто за что отвечает.
Теперь становится ясна причина бардака в тех организациях, в которых он есть. Почему всем непонятно, кто за что отвечает, и ответственного не найти? Именно по этим причинам: зоны ответственности не определены сверху вниз, начиная от собственника, и не синхронизирована информация по этим зонам ответственности.
Каждый сам выбирает, за что он отвечает.Как с этим разобраться? Как быстро подсветить ситуацию, которая сложилась де-факто у вас в организации, и начать наводить порядок? Вот инструмент, который в этом реально поможет. Называется "За что я получаю зарплату".
Техника "За что получаю зарплату" для наведения порядка в бизнесе
Сначала расскажу о технике применения инструмента "За что получаю ЗП", а затем о смысловой подоплёке.Как он применяется? Этот инструмент применим в организациях любых размеров, начиная от малого бизнеса, заканчивая крупными организациями.
Проводим опрос "За что получаю ЗП"
Если это малый бизнес и количество сотрудников небольшое, то непосредственно собственник либо директор, если есть операционный директор, собирает всех сотрудников в одном помещении. Если это онлайн-бизнес, то, соответственно, вы все собираетесь на онлайн-встрече единомоментно.
Всех сотрудников, заранее не предупреждая ни о чём, собственник просит ответить на один вопрос: "За что я получаю заработную плату?" Максимально три пункта для ответа на этот вопрос. За что я получаю заработную плату? На раздумье, на ответы даёте 1-2 минуты, не больше. Никаких обсуждений, никаких дискуссий, никаких пауз. Здесь нам нужна чистая, прямая, конкретная реакция каждого из сотрудников. Что он реально в своей голове на вскидку думает о том, за что он получает заработную плату в своей организации.
Когда дадите это задание, поясните, что отвечайте, как вы думаете, по-честному, простыми своими словами. Это не тест, не задание какое-то, на которое есть правильный ответ. Просто напишите, как вы думаете.
Важно получить честную обратную связь от каждого из сотрудников.
После того, как сотрудники это написали, вы собираете ответы (листы с ответами или ответы в личных сообщениях при онлайн-формате) и объясняете, что это задание было дано в рамках процесса по наведению порядка, по распределению зон ответственности и оптимизации организационной структуры. Эта информация будет проанализирована и будет предоставлена обратная связь сотрудникам.
Для чего нужно это пояснить сотрудникам? Обычно в организациях, в которых есть сложности с распределением зон ответственности, вот этот самый пресловутый бардак, этот вопрос вызывает у сотрудников бурю эмоций, вплоть до того, что некоторые сотрудники после окончания собрания могут подойти и сказать: "Если вас не устраивает, как я работаю, я готов написать заявление на увольнение!" Нонсенс!
Именно для предотвращения такой реакции, нужно разъяснить, что этот опрос проведен просто в рамках наведения порядка, не стоит задача кого-то уволить, сократить и прочее, потому что сотрудники накрутят себя по полной программе. Стоит задача получить информацию для анализа и дальнейших действий по наведению порядка в управлении бизнесом.
Обязательно разъясните, потому что очень вероятно, что бурлить будет не по-детски!
Почему я сказал, что такая реакция очень вероятна в организациях, где бардак? Потому что в организациях, где наведён порядок с зонами ответственностями, этот вопрос не вызывает сложности. По этому вопросу у всех как раз есть чёткие, понятные ответы.
Ведь что такое "за что получаю зарплату"? Если подумать, то сотрудник ходит к вам в организацию на работу не просто так, ради присутствия, а для того, чтобы дать организации какой-то результат по своему участку.
И именно за этот результат платятся деньги, платится заработная плата!
Если у сотрудника вызывает эмоции вопрос: "За что я получаю зарплату?", значит, он не знает ответа и даже не задумывается об этом.
То есть получается, что он ходит на работу, получает зарплату, но при этом не знает за что! Не знает, что он должен дать организации, какой результат.
А самое интересное, что часто и собственник не знает, не может навскидку определить в три пункта, за что он платит зарплату.
Поэтому собрали все ответы, разъяснили, всё! Этот этап завершен. Что делаем дальше?
Прописываем "За что я выплачиваю зарплату"
Дальше нужно собственнику или руководителю подразделения, направления, департамента, если это крупная организация, сесть и по всем своим подчинённым прописать, за что они получают зарплату. Тоже максимум три пункта, меньше можно, больше трех нельзя!
В итоге мы получаем на выходе, с одной стороны ответы всех сотрудников, за что я получаю зарплату, от каждого три пункта. С другой стороны, ответы собственника по этим же должностям. Как он думает, за что он платит зарплату каждому из сотрудников?
Сводим полученные результаты
Полученную информацию вбиваете для сравнения в Excel-таблицу. Наименование должности, ФИО, ответы сотрудника, ответы собственника и вывод. Пять столбцов (в крупных организациях для фильтрации можно добавить столбец "Подразделение").
СКАЧАТЬ ГОТОВЫЙ ШАБЛОН Excel-таблицы для анализа ключевого функционала в вашей компании, можете бесплатно, без регистрации, внизу страницы ВНЕДРЕНИЕ ОРГСТРУКТУРЫ.
Как вы поняли, всё это организовать и получить реальный результат можно фактически за один день.Когда вы это сделаете, вам картина станет ясна. С реальным распределением зон ответственности. С пониманием у сотрудников, кто за что отвечает. С пониманием собственника, кто за что отвечает. Совпадает ли это видение.
Эта картинка станет абсолютно очевидной. Вам чётко будет понятно, что думают сотрудники по вопросу, за что они получают свою зарплату, что думает собственник, насколько эти картинки сходятся или не сходятся. Смог ли собственник чётко, точно сформулировать по каждой из должности, за что он платит зарплату этому определённому сотруднику?
Здесь могут возникнуть такие ситуации. Например, собственник столкнётся с затруднениями и не сможет написать, а за что я плачу зарплату тому или иному сотруднику.
Вы можете обнаружить, что у вас пять менеджеров на одной и той же должности с одинаковым функционалом, и все пятеро написали разные ответы, за что они получают зарплату. Один думает, что он за одно получает зарплату, другой на такой же точно должности думает, что получает зарплату совсем за другое.
Вы увидите сразу глубину мышления сотрудников. Кто-то более глубокие мысли изложит, может быть, неправильно даже свой функционал укажет, но вы увидите, что он зрит в корень, а кто-то очень поверхностно, это сразу будет понятно.
По каждому сотруднику проводите сравнение его ответов с ответом собственника. Если на одной должности у вас работает несколько сотрудников, например, менеджеров продаж у вас семь человек с одинаковым функционалом, то собственник пишет один раз. Не для каждого сотрудника, а именно для этой должности. За что на этой должности он платит зарплату? Но ответы смотрите, сравниваете, анализируете и делаете вывод по всем семи менеджером.
Ещё можете увидеть просто отписки. Кто-то напишет, что работает ответственно и зарплату не просто получает, а зарабатывает в соответствии с трудовым договором (должностными инструкциями и т.п.). Не ответив в итоге на тот вопрос, который был задан.
Уверен, картина будет очень интересной.
Пример из практики применения техники "За что получаю ЗП"
Вот пример конкретный, реальный из практики. Это задание было дано в отделе продаж крупного производителя. Региональные менеджеры, B2B сегмент, работа с дистрибьюторами, оптовиками, сетями и так далее. Практически все каналы сбыта. И вот задаётся этот вопрос менеджерам. Даже не три пункта, пять сказали написать.
У некоторых менеджеров были такие ответы: зарплату получаю за то, что
1. Прихожу вовремя на работу;
2. Участвую во всех совещаниях;
3. Веду правильно отчётность;
4. Правильно отгрузки оформляю;
5. Контролирую дебиторку и выполняю отдельные поручения руководителя.
Собственник же в этой организации написал всего один функционал для менеджера продаж. Региональный менеджер продаж должен продавать мой товар, продавать товар производителя.
Но у менеджера из пяти пунктов вообще не было ничего про продажи!!! Приходить, участвовать, делать, сдавать и так далее. Всё про процесс. Вообще ничего не было сказано про продажи.
В этом примере, что интересно, так это то, что и менеджер говорил про процесс: делать, участвовать, приходить.
И собственник тоже написал про процесс: продавать. Оба не про результат!!!
Полный букет! Менеджер вообще не понимает свой функционал, сам определил, за что он отвечает. Собственник определяет другой функционал. Эта картинка в головах вообще никак не совпадает.
И даже собственник функционал определил недостаточно верно. Он определил его как процесс, а не как результат.
Предположу, что и вы без опыта, на первой стадии можете в той или иной степени столкнуться примерно с таким результатом.
Анализируем ключевой функционал, делаем выводы
Следующий этап. Анализируем, делаем выводы. Здесь можно часто столкнуться с такой реакцией собственника. Сотрудники слабые, вообще ничего не понимают. Но очень важно понять, что сотрудники в том, что они не знают свой функционал, в том, что они не знают, не понимают навскидку, за что получают заработную плату, не виноваты.
Проблема как раз на стороне собственника!!!
Задача определить ключевой функционал - это задача собственника. Ведь именно собственник платит заработную плату. Поэтому собственник должен определить, за что он платит зарплату, и довести это до сотрудника, чтобы он чётко понимал, за что он получает свою заработную плату.
И не просто в виде процесса, а в виде результата.То есть тот же менеджер продаж, он получает зарплату не за то, что приходит на работу, не за то, что продаёт, а за то, что продаёт столько, сколько нужно, за то, что выполняет планы продаж. Вот как будет правильно!
Поэтому будет неверным, после получения таких результатов пожурить за это сотрудников. Собственник в этой ситуации не определил функционал и не организовал доведение и закрепление на уровне сотрудников этого функционала.
Получается, что полномочия по определению функционала самим собственником были отданы этим сотрудникам, и они этот функционал определили так, как им удобно, ну или в силу своего понимания.
Как навести порядок в компании
Что делать, чтобы навести порядок? Перво-наперво нужно определить ключевой функционал по всем подразделениям, по всем сотрудникам.
Именно ключевой функционал, не должностную инструкцию на пять листов, которые никто никогда не запомнит и где не расставлены приоритеты.
Верхнеуровневый ключевой функционал, три пункта для руководящих должностей, максимум четыре.
После этого, разработанный функционал собственник утверждает.
Далее, очень важно, этот функционал грамотно довести до своих сотрудников, до всех и обязательно закрепить его в их головах.Это не так просто, как может показаться навскидку. Определили, утвердили, раздали всем листочки с этим ключевым функционалом. Всё! Мы всё сделали, все свой функционал знают. Так это работать не будет. Так никто его не запомнит. А значит не будет руководствоваться в своей повседневной работе.
Важно закреплять системно этот функционал. У меня в проектах по систематизации, по наведению порядка в бизнесе, по организационной структуре, разработана отдельная, специальная технология под разработку ключевого функционала, доведение его до сотрудников и закрепление в их головах. Эту технологию прямо пошагово передаю собственникам, чтобы они все эти мероприятия, которые необходимо, провели, иначе это работать не будет.
Поэтому важно, просто необходимо, в комплексе мероприятий, которые вы будете проводить по доведению функционала до сотрудников, предусмотреть момент, связанный с тем, что вам нужно не просто довести до каждого сотрудника сверху вниз, потом закрепить, но ещё нужно организовать общее информационное поле.
Мы на этой стадии разобрались с тем, что совпадает картинка в головах сверху вниз. Собственник, руководитель, находящийся в его подчинении, сотрудники, которые находятся в подчинении у этого руководителя. Всё, картинка совпадает по вертикали.
Но важно ещё эту картинку расширить, организовать единое информационное поле по горизонтали.То есть все сотрудники должны понимать, кто за что отвечает в организации, какой у кого ключевой функционал.
Коммерческий директор должен понимать ключевой функционал главного бухгалтера, а главный бухгалтер должен понимать ключевой функционал заведующего складом и так далее.
Если так будет, то количество горизонтальных связей сильно возрастёт. Почему? Потому что все сотрудники будут понимать, кто за что отвечает. Если этот вопрос в зоне ответственности заведующего складом, зачем мне, как коммерческому директору, обращаться к генеральному, к собственнику и спрашивать: "Вот у меня такой вопрос: к кому мне обратиться?" Мне понятно, что за это отвечает заведующий складом. Я пойду и сразу этот вопрос уточню у заведующего складом.
Уже сейчас вы видите что возник порядок в бизнесе, связанный с тем, что все понимают свои зоны ответственности. Все понимают зоны ответственности других сотрудников, других подразделений, и картинка в головах собственника и сотрудников совпадает.
Это и есть наведение порядка в своем бизнесе!
Бонусом выход из операционки
Приятным бонусом будет то, что собственник высвободит своё время, о чём многие собственники просто мечтают. Высвободить время из операционки и направить его на стратегические вопросы, на вопросы развития.
Если количество обращений к собственнику сократится, то, естественно, у него появится дополнительное время.
Да, это, конечно, не высвободить его полностью из операционки. Для этого надо более комплексную систематизацию проводить и работать с организационной структурой глубже и системнее. Использовать организационную структуру как инструмент реализации стратегии. Вот тогда будет у вас мощный прорыв.
Но даже такой инструмент, как "За что я получаю зарплату", уже будет как свежий глоток воздуха в части устранения бардака в бизнесе и наведению порядка в своей компании.
Он уже на этом этапе наведёт базовый порядок, и вы реально почувствуете результаты.
Навести порядок быстро, без доп. ресурсов
Техника "За что получаю зарплату" не требует никаких финансовых вложений, вложений большого количества времени, денег, других ресурсов, не требует специальных знаний, компетенций.
Он очень простой, и его можно внедрить за одну неделю. За один день проводите анализ, далее пару дней разрабатываете ключевой функционал и два дня отводите на то, чтобы его довести до сотрудников.
Ну и, конечно, после применения разово этого инструмента, необходимо поддерживать ситуацию в актуальном состоянии на постоянной основе.
Адаптируйте технику по наведению порядка под свой бизнес
Применяйте этот инструмент, он реально работает! Адаптируйте под размер своей организации, под условия работы своей организации.
Если это онлайн, то проводите опрос на онлайн-встрече.
Если это небольшой бизнес, собираете всех единомоментно сразу.
Если это бизнес покрупнее, то делаете опросы таким образом, чтобы сотрудники не успели друг другу передать информацию. Просто параллельно, например, по разным отделам провели опрос в одно и то же время.
Почему это важно? Для чистоты эксперимента важно, чтобы сотрудники выдали вам реальную картину, что у них в головах, не полезли в интернет узнавать, а за что получает зарплату менеджер продаж, какой его функционал. Не стали спрашивать друг у друга, советоваться другим способом готовиться. Тогда чистота эксперимента будет нарушена, и в принципе тогда вы не сделаете правильные выводы. Сотрудники вам могут даже правильное что-то написать, но они так не думают. У них этого не было в голове.
Поэтому обязательно, единомоментно, без всяких анонсов, без предупреждений, что будет такой опрос, никому ничего не говорим, просто берём и разом снимаем информацию, что в головах у сотрудников по вопросу: "За что я получаю заработную плату?"
Чем можем быть полезны для вашего бизнеса
Если вас полученные результаты шокировали, ужаснули, ну или хотя бы как минимум заставили задуматься. Если вы настроены на то, чтобы навести порядок в своём бизнесе, повысить ответственность сотрудников, повысить результаты, продажи, прибыль бизнеса, масштабировать свой бизнес, то срочно внедряйте комплексно функциональную организационную структуру, как инструмент реализации стратегии.
Если нужна профессиональная помощь, оставьте заявку на странице ВНЕДРЕНИЕ ОРГСТРУКТУРЫ.
Желаю успехов Вам и Вашему бизнесу.